CSSC/SCEBD CONSTITUTION

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CONSTITUTION

Version française ci-dessous 

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Article 1. Name

The society shall be called the Canadian Society for the Study of Comics/La Sociéte canadienne pour l’étude de la bande dessinée.

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Article 2. Purpose

The purpose of this Society shall be to promote the study of comics in all periods and languages, and its relationships with other disciplines and cultural contexts when applicable. The official languages of the Society shall be French and English.

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Article 3. Membership

3.1 The following may become members of this society: persons involved in the teaching of and research in aspects of comics or any other person subscribing to the aims and purpose of this society. Canadian as well as international members are welcome.

3.2 Membership shall be renewed annually and shall follow upon receipt of a properly completed application and payment of annual dues. The membership are those members who have paid their fees to the Society for the current year.

3.3 Members shall be eligible to vote at the Annual General Meeting (AGM). If a paid-up member attending the conference cannot attend the meeting, he/she may authorize a proxy vote. Authorization of the substitution and the name of the representative must be confirmed by consultation with a member of the Executive Committee.

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Article 4. Governance

Article 4.1. Executive Committee

4.1.1. There shall be an Executive Committee of the Society which shall, subject to the plenary power of the general meeting of members, manage the affairs of the Society between meetings of members.

4.1.2 The membership of the Executive Committee shall consist of the President, the Vice-President of Communications (English), the Vice-President of Communications (French) and the Secretary-Treasurer.

4.1.2.1. The President shall normally serve for a term of two years and assume office by virtue of having served a two-year term as Secretary-Treasurer. The President shall preside at all meetings of the society, and represent its interests in the academic community. In consultation with the Executive Committee and the Advisory Board, the President shall arrange the program for the annual conference and meeting of members. In consultation with the Executive Committee, the President shall determine the agenda for the Annual General Meeting.

4.1.2.2. The Vice-Presidents of Communications shall be elected at the Annual General Meeting for a term of two years. The Vice-Presidents of Communications shall undertake initiatives to publicize the society and to recruit new members, and shall send such materials as a poster, brochure, and call for papers to people who may be interested in the affairs of the society. The Vice-Presidents of Communications shall know how to create and manage a web site.

4.1.2.3. The Secretary-Treasurer shall be elected at the Annual General Meeting for a four-year term, which shall begin with a two-year term as Secretary-Treasurer. Upon completion of the term, the Secretary-Treasurer will normally assume the functions of the President. He/she shall manage the finances of the society, keep the books and membership lists, and record the minutes of meetings for the Executive Committee and the members. He/she shall present a financial statement at the Annual General Meeting.

4.1.2.4. Elections should be held on even years, when possible.

Article 4.2. Advisory and Nomination Committees

4.2.1. The Advisory Committee shall consist of five persons, one of whom shall be a student. These members should represent as equitably as possible the various fields contributing to the study of comics and at least one member should be francophone or bilingual. This committee shall assist the President in determining the program for the annual conference by vetting the proposals of those wishing to present papers at the conference.

4.2.2. The Nomination Committee shall consist normally of the Executive Committee.

Article 4.3. Nomination Procedure

4.3.1. The Nominating Committee shall solicit suggestions from the membership for nominees to the positions of Secretary-Treasurer and Vice-Presidents, and to membership on the Advisory Committee. The President or his/her designate shall serve as the chair of all meetings of the Nomination Committee. The committee will secure the agreement to stand of all nominated candidates and shall prepare a report for presentation to the AGM.

4.3.2. Nominations from the floor of the AGM shall be considered constitutional if the nominee is present and agrees to stand or has made known that he/she would agree to stand.

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Article 5. Committees and Appointments

5.1 The Executive Committee and any general meeting of members are each empowered to establish from time to time such committees as may be deemed advisable and to appoint the membership thereof.

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Article 6. Meetings of Members

6.1. There normally shall be an annual conference.

6.2. The date and the place of the conference will be decided at the AGM.

6.3. The AGM, usually to take place concurrently with the annual conference of the society, shall be held once a year. A general meeting may also be called by a decision of the Executive Committee, or upon the request of at least 25% of the membership, but no meeting may be held unless all the members receive at least six weeks’ notice.

6.4. The agenda for meetings of members shall be distributed to the membership by electronic mail at least l4 days prior to the meeting.

6.5. A quorum for meetings of members shall be 75% of the members of the Executive and Advisory Board or 25% of the members at large.

6.6. Minutes shall be kept of all general meetings.

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Article 7. Amendment of the Constitution

The constitution may be amended by two-thirds of the members present and voting at the AGM. The minimum six weeks written notice shall apply and members will be given six weeks to submit responses before the vote at the meeting.

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Article 8. Virtual Voting of Members

8.1. When deemed appropriate by the Executive Committee, members may be requested to vote on matters important to the Society at times other than the AGM.

8.2. Matters to be voted on may include amendment to the Constitution.

8.3. The quorum for virtual voting is established at half the membership plus one. This supersedes the requirements of two-thirds of the members in Article 7. The membership are those members who have paid their fees to the Society for the current year.

8.4. The President shall act as the compiler of votes.

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Société canadienne pour l’étude de la bande dessinée[*]

Article 1. Nom

La société sera ainsi nommée : The Canadian Society for the Study of Comics/La Société canadienne pour l’étude de la bande dessinée.

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Article 2. Objectif

L’objectif de cette société sera de promouvoir l’étude des bandes dessinées de toutes les époques et dans toutes les langues ainsi que ses relations avec d’autres disciplines et contextes culturels, le cas échéant. Les langues officielles de la société sont le français et l’anglais.

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Article 3. Adhésion

3.1 Peuvent devenir membre de cette société : les personnes impliquées dans l’enseignement et la recherche de différents aspects de la bande dessinée ou toute autre personne qui souscrit aux buts et objectifs de cette société. Les membres canadiens et internationaux sont les bienvenus.

3.2 L’adhésion sera renouvelée chaque année et suivra la réception d’une demande d’adhésion dument remplie et le paiement de la cotisation annuelle. Les adhérents sont les membres qui ont payé leur cotisation à la Société pour l’année en cours.

3.3 Les membres seront éligibles à voter à l’Assemblée générale annuelle (AGA). Si un membre cotisant assiste à la conférence, mais ne peut pas assister à la réunion, il peut autoriser un vote par procuration. L’autorisation de la substitution et du nom du représentant doit être confirmée par une consultation menée auprès d’un membre du Comité exécutif.

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Article 4. Gouvernance

4.1. Le Comité exécutif

4.1.1. La Société aura un Comité exécutif qui, assujetti aux pleins pouvoirs de l’assemblée générale des membres, gérera les affaires de la Société entre les réunions des membres.

4.1.2. Les adhérents du Comité exécutif comportent le Président, le Vice-Président des communications (anglais), le Vice-Président des communications (français) et le Secrétaire-Trésorier.

4.1.2.1 Le Président aura normalement un mandat de deux ans et assumera ses fonctions après avoir servi un mandat de deux ans comme Secrétaire-Trésorier. Le Président doit normalement présider toutes les réunions de la Société, et doit représenter les intérêts de cette dernière auprès de la communauté universitaire. En consultation avec le Comité exécutif et le Conseil consultatif, le Président élaborera le programme de la conférence et de l’assemblée générale des membres. En consultation avec le Comité exécutif, le Président établira l’ordre du jour de l’AGA.

4.1.2.2 Les Vice-Présidents des communications seront élus lors de l’AGA pour un mandat de deux ans. Les Vice-Présidents des communications entreprendront des initiatives pour faire connaitre la société au grand public et recruter de nouveaux membres, et devront envoyer des documents tels qu’une affiche, une brochure, et un appel à communications aux personnes susceptibles d’être intéressées par les activités de la Société. Les Vice-Présidents des communications devront savoir comment créer et gérer un site web.

4.1.2.3 Le Secrétaire-Trésorier sera élu lors de l’AGA pour un mandat de quatre ans, qui commencera par un mandat de deux ans comme Secrétaire-Trésorier. Dès qu’il aura effectué ce mandat, le Secrétaire-Trésorier assumera normalement les fonctions du Président. Il devra gérer les finances de la Société, tenir les livres de comptabilité et de membres, et enregistrer les minutes des réunions du Comité exécutif et des membres. Il devra présenter une déclaration financière lors de l’AGA.

4.1.2.4 Les élections devront avoir lieu durant des années paires, dans la mesure du possible.

Article 4.2 Comités consultatif et des candidatures

4.2.1 Le Comité consultatif comprendra cinq personnes, dont un étudiant. Ces membres devront représenter aussi équitablement que possible les différents domaines contribuant à l’étude de la bande dessinée et au moins un membre devra être francophone ou bilingue. Ce comité aidera le Président à établir le programme pour la conférence annuelle en faisant des enquêtes de propositions auprès de ceux qui souhaitent présenter à la conférence.

4.2.2 Le Comité des candidatures sera constitué normalement du Comité exécutif.

Article 4.3 Processus de mise en candidature

4.3.1 Le Comité des candidatures sollicitera des suggestions des membres pour les candidats aux postes de Secrétaire-Trésorier et des Vice-Présidents, et pour l’adhésion au Comité consultatif. Le Président ou son désigné présidera toutes les réunions du Comité des candidatures et préparera un rapport qui sera présenté lors de l’AGA.

4.3.2. Les mises en candidature au cours de l’AGA seront considérées comme constitutionnelles si le candidat est présent et s’il accepte de se présenter ou s’il a fait savoir qu’il accepterait de se présenter aux élections.

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Article 5. Comités et nominations

5.1 Le Comité exécutif et toute assemblée générale des membres sont chacun autorisés à établir de temps en temps de tels comités s’ils l’estiment nécessaire, et à nommer les membres de ceux-ci.

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Article 6. Réunions des membres

6.1 Il y aura normalement une conférence annuelle.

6.2. La date et le lieu de la conférence seront établis lors de l’AGA.

6.3 L’AGA, qui aura lieu habituellement en parallèle avec la conférence annuelle de la Société, se tiendra une fois par an. Une assemblée générale pourra également être convoquée par le Comité exécutif ou à la demande d’au moins 25% des membres, mais aucune assemblée ne pourra avoir lieu à moins que tous les membres ne reçoivent un préavis d’au moins six semaines.

6.4 L’ordre du jour pour les assemblées des membres sera distribué aux membres par courrier électronique au moins 14 jours avant la réunion.

6.5 Le quorum pour les assemblées des membres sera de 75% des membres des Comités exécutif et consultatif ou de 25% des membres en général.

6.6. Un compte rendu de chaque réunion devra être fait.

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Article 7. Amendement de la Constitution

La constitution peut être modifiée par deux tiers des membres présents et qui votent lors de l’AGA. Le minimum de six semaines de préavis écrit s’appliquera et les membres auront six semaines pour soumettre leurs réponses avant le vote lors de l’assemblée.

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Article 8. Le scrutin virtuel des membres

8.1. Lorsque le Comité exécutif le juge approprié, il peut parfois être requis que les membres votent sur des questions importantes pour la Société en dehors du cadre de l’AGA.

8.2. Les questions sur lesquelles porteront ces votes peuvent inclure un amendement à la Constitution.

8.3 Le quorum pour un scrutin virtuel est établi à la moitié des membres, plus un. Celui-ci remplace les exigences des deux tiers des membres établies à l’Article 7. L’adhésion comprend les membres qui ont payé leurs frais à la Société pour l’année courante.

8.4. Le Président servira de compilateur des votes.


[*] Dans ce document la forme masculine n’est utilisée que pour alléger le texte.